Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor het gebruik van Hadir door jouw school is de school zelf de verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt welke gegevens worden ingevoerd en met welk doel. Hadir treedt op als verwerker en verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van de school, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die iedere school bij eerste gebruik accepteert.

Hadir wordt aangeboden door: Fartech B.V., KvK-nummer 72786949.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van welke onderdelen een school gebruikt, kan het gaan om:

• Leerlingen: voor- en achternaam, geboortedatum, klas en onderwijsmodule.
• Ouders/verzorgers: e-mailadres en telefoonnummer, gekoppeld aan een leerling.
• Medewerkers (admin, docent, loket): naam, gebruikersnaam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en gekoppelde klas(sen). Het wachtwoord wordt door de gebruiker zelf ingesteld en is niet leesbaar opgeslagen.
• Absentie: aan- en afwezigheid per leerling per les.
• Afmeldingen: naam leerling, datum en eventueel opgegeven reden.
• Oudergesprekken: geboekte tijdsloten tussen ouder en docent.
• Leerlingvolgsysteem (LVS): beoordelingen en opmerkingen die een docent bij een leerling vastlegt. In het LVS wordt de leeftijd getoond in plaats van de geboortedatum; de geboortedatum zelf is alleen zichtbaar voor een admin in de leerlingadministratie.
• Medische bijzonderheden: allergieën en wat er bij nood moet gebeuren, als de school dat invult. Dit is een bijzonder persoonsgegeven en staat daarom apart opgeslagen: zichtbaar voor de beheerder en de docent van de klas, niet voor de loketrol, en op de presentielijst alleen als een teken dat je moet aanklikken.

Er worden geen gegevens verwerkt die niet nodig zijn voor deze functies - er is geen los trackingscript, advertentienetwerk of soortgelijke verwerking actief binnen de applicatie zelf.

3. Met welk doel en op welke grondslag?

De gegevens worden verwerkt om de school in staat te stellen leerlingenadministratie, absentieregistratie, oudergesprekken en leerlingvolging uit te voeren - taken die onderdeel zijn van de onderwijsovereenkomst tussen school en ouder/leerling. Hadir verwerkt deze gegevens niet voor eigen doeleinden en gebruikt ze niet voor profilering, marketing of doorverkoop.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

Een leerling kan door de school worden gearchiveerd: die leerling verdwijnt dan uit de actieve overzichten, maar absentie- en beoordelingshistorie blijft bewaard zodat de school aan haar eigen bewaarplicht kan voldoen. Definitieve verwijdering van een leerling (en alle onderliggende historie) vindt plaats 5 jaar na archivering/uitschrijving, tenzij de school eerder om verwijdering verzoekt.

Bij beëindiging van het contract tussen school en Hadir worden alle gegevens van die school verwijderd binnen 5 jaar na afloop van de overeenkomst, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

5. Waar staan de gegevens?

De gegevens worden opgeslagen bij Hostinger, met de server van Hadir gevestigd in Duitsland (Frankfurt); back-ups worden bewaard in Frankrijk. Beide landen liggen binnen de Europese Unie/EER. Elke school heeft een eigen, van andere scholen gescheiden omgeving (multi-tenant); scholen kunnen elkaars gegevens niet inzien.

6. Delen met derden

Gegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden. Voor het functioneren van Hadir kunnen wel de volgende partijen (sub-verwerkers) betrokken zijn:

• Hostinger (hosting): beheert de servers en de database waarop Hadir draait. Server in Duitsland, back-ups in Frankrijk.
• Hostinger (e-mail): verzorgt het verzenden van de e-mail die Hadir namens de school verstuurt: uitnodigingen voor oudergesprekken, bevestigingen van afmeldingen, berichten over ongeoorloofde afwezigheid, plaatsingsmails en welkomst- en wachtwoordmails. Die berichten bevatten persoonsgegevens van leerlingen en ouders.

Met elke sub-verwerker die daadwerkelijk toegang heeft tot persoonsgegevens wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

7. Rechten van betrokkenen

Ouders, leerlingen en medewerkers hebben recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens. Omdat de school de verwerkingsverantwoordelijke is, verlopen dit soort verzoeken in eerste instantie via de school zelf. De school kan Hadir vervolgens verzoeken de betreffende gegevens aan te passen of te verwijderen.

8. Beveiliging

Enkele van de technische maatregelen die zijn getroffen:

• Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, alleen als beveiligde hash.
• Het aantal mislukte inlogpogingen is begrensd: na een reeks foutieve pogingen worden verdere pogingen voor dat account tijdelijk geweigerd, zodat wachtwoorden niet stelselmatig geraden kunnen worden. Hetzelfde geldt voor het aanvragen van een nieuw wachtwoord.
• Toegang binnen het systeem is rolgebonden: een docent ziet alleen de eigen klas(sen), loket ziet schoolbreed maar geen gebruikersbeheer, alleen een admin-account heeft volledige toegang.
• De gegevens van iedere school zijn strikt gescheiden van die van andere scholen.
• De database is niet rechtstreeks vanaf het internet benaderbaar: alleen de applicatie zelf, die in dezelfde afgeschermde omgeving draait, maakt er verbinding mee. Beheertoegang verloopt uitsluitend via de beveiligde omgeving van de hostingpartij.
• Wijzigingen aan leerlinggegevens worden vastgelegd in een logboek, met gebruiker, tijdstip en wat er veranderd is.
• Verbindingen met de applicatie verlopen versleuteld via HTTPS. Een onversleuteld verzoek wordt automatisch doorgestuurd naar de beveiligde verbinding, en de browser krijgt de instructie mee om deze site voortaan alleen nog versleuteld te benaderen (HSTS). De sessiecookie wordt uitsluitend over een versleutelde verbinding meegestuurd en is niet uitleesbaar voor scripts in de pagina.

9. Contact

Vragen over deze verklaring, of een verzoek tot inzage/correctie/verwijdering? Mail naar info@hadir.nl.