Hulp voor scholen

1. Inloggen

Log in op hadir.nl zelf met je e-mailadres en het wachtwoord dat je zelf hebt ingesteld via de welkomstmail of "Wachtwoord vergeten" - Hadir herkent aan je e-mailadres bij welke school je hoort. Hoort je adres bij meerdere scholen, dan kies je die er zelf nog tussenuit.

In Beheer zie je na inloggen twee sub-tabbladen die iedereen ziet — Dashboard en Absentieoverzicht — en drie die alleen Admin ziet: Leerlingen, Gebruikers en Import. Docent en Loket zien op Dashboard en Absentieoverzicht een eigen, beperktere weergave (alleen de eigen gekoppelde klas(sen), en zonder de mogelijkheid om iets te wijzigen).

Kind ziek of afwezig melden kan altijd zonder inloggen, via de afmeldpagina van de school.

2. Rollen en rechten

Elk account heeft precies één rol. Dat bepaalt wat iemand ziet en mag doen:

De eigenaar

Naast de rol heeft precies één account per school ook de status Eigenaar. Dat is altijd een admin-account, en dat account kan niet gedegradeerd, gedeactiveerd of verwijderd worden — ook niet door zichzelf. Dat voorkomt dat een school per ongeluk zonder werkend admin-account komt te zitten.

De eigenaar wordt automatisch toegewezen aan het allereerste account dat een school aanmaakt (handmatig of via import) - los van welke rol daarbij in het formulier gekozen werd. Je herkent de eigenaar aan het teal Eigenaar-label naast de naam bij Gebruikers beheren.

3. Beheer: Dashboard

Admin Het Dashboard bestaat uit vier blokken.

Overzicht: totaal en per module

Een kaartje per module met het aantal leerlingen, het aantal klassen, de gemiddelde klasgrootte en een balkje met de bezettingsgraad: het aantal leerlingen gedeeld door de capaciteit (aantal klassen x het maximum per klas dat je bij Modules beheren instelt). Vooraan staat een kaartje "Totaal" met dezelfde cijfers voor de hele organisatie. Zit een klas boven het maximum van zijn module, dan krijgt dat modulekaartje een rood label "x te vol".

Weekrooster

Standaard opent het rooster op vandaag; met de schakelaar rechtsboven wissel je naar de hele week. Per dag staan de lessen gegroepeerd op lestijd, met klas en lokaal. Klik op een module in de legenda om die te tonen of te verbergen. De keuze dag/week wordt onthouden, de gekozen dag springt bij elk bezoek terug naar vandaag.

Het rooster komt uit de velden lesdagen, lestijden, module en lokaal van elke klas. Een klas zonder lesdagen kan niet ingeroosterd worden en verschijnt onder het rooster in een aparte regel.

Een les met een rood uitroepteken botst met een andere les: hetzelfde lokaal of dezelfde docent op een overlappend tijdstip. Beweeg over het blokje om te zien waarmee. Aansluitende lessen (de een eindigt waar de ander begint) tellen niet als botsing.

Gebruikers en Datakwaliteit

Het aantal accounts per rol, en een lijstje met dingen die je waarschijnlijk wilt oplossen: klassen zonder mentor/docent, klassen boven het maximum van hun module, lokalen die op hetzelfde moment dubbel bezet zijn, docenten die op twee plekken tegelijk staan, en leerlingen zonder e-mailadres van de ouder (dat blokkeert de Oudergesprekken-link).

Een dubbel bezet lokaal hoeft geen fout te zijn - een grote ruimte kan bewust twee groepen tegelijk herbergen. Wil je die melding kwijt, splits die ruimte dan op in twee lokalen; dan klopt de bezetting ook.

Docent Loket zien een vereenvoudigde versie: de modulekaartjes en het rooster voor de eigen gekoppelde klas(sen), zonder de gebruikers- en datakwaliteitsgegevens (die zijn admin-only).

4. Leerlingen beheren

Admin Dit onderdeel staat in Beheer, onder het sub-tabblad "Leerlingen".

Uitgeschreven leerlingen zie je met het vinkje "Toon ook uitgeschreven leerlingen"; het aantal staat er direct achter. Ze verschijnen onderaan de lijst onder een scheidingsregel, in grijs - het zijn afgesloten dossiers, geen fouten. Is ook hun klas gearchiveerd, dan staat dat onder de klasnaam vermeld.

Eén leerling toevoegen, verplaatsen, bewerken of archiveren

• + Nieuwe leerling - los een leerling toevoegen (e-mail ouder is verplicht, nodig voor de automatische Oudergesprekken-link).
• Klas wijzigen - direct in de tabel via de klas-kiezer op de rij van die leerling.
• Bewerken (potlood-icoon) - naam, contactgegevens of geboortedatum aanpassen.
• Archiveren (icoon met kastje) - leerling verdwijnt uit klaslijsten en zoekresultaten, maar absentie- en beoordelingshistorie blijft bewaard. Dit is geen definitieve verwijdering.

Zoek- en klasfilter boven de tabel helpen bij grotere scholen om snel de juiste leerling te vinden.

Een hele lijst in één keer inladen (bij de start, of bij een grote batch-wijziging) doe je niet hier, maar bij Import.

5. Klassen, modules en lokalen

Admin Dit onderdeel staat in Beheer, onder het sub-tabblad "Klassen". Het bevat drie secties onder elkaar.

Klassen beheren

Per klas stel je module, lesdagen, lestijden en lokaal in - de gegevens waarop het weekrooster draait. Klik op het potloodje om een klas te bewerken. De kolom Bezetting toont het aantal leerlingen tegenover het maximum van de module (bijvoorbeeld 18 / 20) en kleurt rood zodra het eroverheen gaat.

Archiveren kan alleen als een klas geen actieve leerlingen meer heeft; je krijgt anders een melding met het aantal. Met het vinkje "Ook gearchiveerde klassen tonen" (met het aantal erachter) haal je gearchiveerde klassen erbij - die staan onderaan en zijn met het pijltje te herstellen.

Modules beheren

Een module is het traject waar een klas bij hoort (bijvoorbeeld Arabisch, Koran, Hadaana). Per module stel je het maximum aantal leerlingen per klas in. Een nieuwe module begint op 20, behalve Koran- en Hadaana-modules: die groepen zijn in de praktijk kleiner en beginnen op 16. Dat is alleen een startwaarde - vul je zelf een getal in, dan blijft dat staan. Dat maximum blokkeert niets - het zorgt ervoor dat je in de klassentabel, op de modulekaartjes en bij Datakwaliteit ziet waar het knelt.

De tabel toont per module hoeveel klassen en leerlingen eraan hangen en welke klassen boven het maximum zitten. Bewerken opent een venster met de naam, het maximum en een toelichting op wat er nu aan die module hangt. Hernoemen is veilig: klassen hangen aan de module zelf, niet aan de naam.

Archiveren laat de klassen van die module gewoon doorwerken - ze houden hun maximum - maar de module verdwijnt uit de keuzelijsten. Herstellen kan altijd. Er is bewust geen verwijderknop: dan zou historie kunnen verdwijnen.

Lokalen beheren

Deze lijst vul je hier of via een import, en je kiest eruit bij het bewerken van een klas en bij een oudergesprekkenavond. Hernoemen gebeurt in de rij zelf; alle klassen die dat lokaal gebruiken gaan automatisch mee en je krijgt te horen hoeveel dat er waren. Verwijderen kan alleen als er geen enkele klas meer aan hangt - de kolom "In gebruik bij" laat zien welke dat zijn.

6. Gebruikers beheren

Admin Dit onderdeel staat in Beheer, onder het sub-tabblad "Gebruikers". Hier maak je losse inlogaccounts aan voor medewerkers, met elk een eigen gebruikersnaam, e-mailadres en rol.

• + Nieuwe gebruiker - naam, gebruikersnaam, e-mailadres (verplicht), telefoonnummer (optioneel) en rol (Docent/Loket/Admin) invullen. Bij rol Docent kies je ook de klas(sen) waar dit account toegang tot krijgt. Er wordt geen wachtwoord ingevoerd: de nieuwe gebruiker krijgt automatisch een welkomstmail met een link om zelf een wachtwoord in te stellen.
• Bewerken (potlood-icoon) - naam, e-mail, telefoon, rol en klas-koppeling aanpassen. Wachtwoord kan niet door de admin worden gewijzigd - de gebruiker doet dat zelf via "Mijn profiel" of "Wachtwoord vergeten".
• Verwijderen (prullenbak-icoon) - account verdwijnt, die persoon kan niet meer inloggen. Niet mogelijk voor de eigenaar.

Zolang een school nog geen losse accounts heeft aangemaakt, werkt de oude gedeelde admin/docent-inlog gewoon door.

7. Import (klassen, leerlingenlijst en gebruikers via Excel/CSV)

Admin Dit onderdeel staat in Beheer, onder het sub-tabblad "Import". Bij een nieuwe school is dit de aanbevolen volgorde: eerst de klassen, dan de leerlingen, dan de gebruikers - zo staan module/lesdagen/lestijden/lokaal al klaar voordat de klassen gevuld worden, en bestaan de klassen al op het moment dat je docenten eraan koppelt.

1. Klassen

Exporteren — download de huidige klassenlijst (ID, module, lesdagen, lestijden, lokaal) als CSV.

Bijwerken — upload een bestand met de kolommen ID, module, klas, lesdagen (optioneel), lestijden (optioneel), lokaal (optioneel). Een bestaande klas wordt bijgewerkt, een nieuwe klas aangemaakt (zonder leerlingen - die komen uit de leerlingen-import), en een klas die niet meer in het bestand staat wordt gearchiveerd. Geen docent-kolom hier: die koppeling loopt via de gebruikers-import (Klas(sen)-kolom), hieronder bij stap 3.

Laat de ID-kolom staan als je uit de export werkt. Daarmee wordt een klas herkend aan zijn ID en kun je hem in het bestand hernoemen zonder gevolgen. Haal je de ID-kolom weg, dan gaat het op klasnaam en leest de import een hernoeming als "de oude klas is weg, er is een nieuwe": de oude wordt dan gearchiveerd inclusief de leerlingen die erin zitten. Het controlescherm laat vooraf zien hoeveel leerlingen dat zou raken, dus je kunt altijd nog annuleren.

2. Leerlingen

Exporteren — download de huidige leerlingenlijst als CSV (met ID-kolom). Pas aan in Excel en upload terug via "Herimport".

Herimport (bijwerken) — upload een eerder geëxporteerd bestand. Leerlingen met ID worden bijgewerkt, rijen zonder ID als nieuw toegevoegd, en leerlingen die niet meer in het bestand staan worden gearchiveerd. Absentie, beoordelingen en oudergesprekken blijven altijd behouden. Kolomvolgorde bij herimport:

Volledige vervanging — alleen voor het begin van een nieuw schooljaar of de allereerste keer. Kolomvolgorde:

3. Gebruikers

Exporteren — download de huidige gebruikerslijst als CSV (met ID-kolom). Pas aan in Excel en upload terug via "Herimport".

Herimport (bijwerken) — upload een eerder geëxporteerd bestand. Gebruikers met ID worden bijgewerkt (naam, email, telefoon, rol, klassen — wachtwoord wordt nooit via herimport gewijzigd), rijen zonder ID als nieuw toegevoegd, en gebruikers die niet meer in het bestand staan worden gedeactiveerd. De eigenaar kan niet gedeactiveerd worden. Kolomvolgorde bij herimport:

Nieuwe gebruikers toevoegen — voegt alleen toe, overschrijft nooit. Kolomvolgorde:

Er staat nooit een wachtwoord in de CSV: nieuwe gebruikers stellen dat zelf in. Vlak voor het bevestigen kun je aanvinken dat ze meteen een uitnodiging krijgen gemaild met een directe link (7 dagen geldig). Dat vinkje staat standaard uit - laat je het uit staan, dan logt iedereen de eerste keer in via "Wachtwoord vergeten" op het inlogscherm, met de gebruikersnaam uit het bestand.

8. Absentie bijhouden en het absentieoverzicht

Docent Loket Admin

Een presentielijst invullen

1. Kies je klas en de datum.
2. Iedereen staat al standaard op Aanwezig - je hoeft dus alleen de uitzonderingen aan te passen: Afwezig (OA), GA of Te laat.
3. Kies je GA, dan vraagt Hadir meteen om een reden (bijv. Ziek, Sport, Vakantie, Privé) - dat maakt het verschil tussen geoorloofd en ongeoorloofd afwezig.
4. Eventueel een opmerking toevoegen onderaan (bijv. bijzonderheden bij deze dag).

Er is geen aparte verstuurknop: elke wijziging wordt automatisch (na een korte pauze) opgeslagen - dat zie je terug als "Opgeslagen" onderin. Handig als je dit op je telefoon invult met wisselende ontvangst: er gaat niets verloren als je tussendoor wegklikt. Verander je niets (iedereen gewoon aanwezig), dan wordt er dus ook niets opgeslagen totdat je zelf op Bevestigen klikt (bovenaan bij de klasnaam) - zo ligt ook voor zo'n dag vast dat de lijst gecontroleerd is. Die knop mag altijd, ook na wijzigingen. Eerder opgeslagen lijsten voor deze klas staan onderaan de pagina.

Een leerling die door een ouder via de afmeldpagina is afgemeld voor die dag, wordt automatisch voorgevuld als GA met die reden en krijgt een label "Afgemeld" bij zijn naam - je hoeft dan alleen nog te controleren of dat klopt.

Absentieoverzicht (per klas per dag)

Dit onderdeel staat in Beheer, onder het sub-tabblad "Absentieoverzicht". Het toont het hele schooljaar tot vandaag als een matrix: per leerling een rij, per dag een kolom, met een gekleurde cel per status - groen aanwezig, lichtblauw geoorloofd afwezig (GA), lichtrood ongeoorloofd afwezig (OA), amber te laat. Beweeg over een cel voor de reden (bij GA). Rechts staan totalen per leerling: aantal lessen, GA en OA.

Admin kan hier een fout achteraf corrigeren: klik op een cel om de status en (bij GA) de reden aan te passen. Dit is bedoeld voor het rechtzetten van een typefout of een gemiste melding - niet voor het dagelijks invullen, dat blijft via de presentielijst hierboven. Docent Loket zien deze matrix ook (voor de eigen gekoppelde klas(sen)), maar kunnen niets aanpassen.

9. Leerlingvolgsysteem (LVS)

Docent Loket Admin

Zoek een leerling op naam of module (over alle klassen heen), of kies een klas en klik een leerling aan in het klasoverzicht. Dat opent het dossier met:

In het LVS staat de leeftijd in plaats van de geboortedatum, genoteerd als jaren;maanden - "8;3" is dus 8 jaar en 3 maanden. Voor het volgen van een leerling is dat voldoende, en het is een stuk minder herleidbaar tot de persoon. De geboortedatum zelf staat in Beheer bij Leerlingen, dat alleen voor admins toegankelijk is.

• Beoordelingen - vak (volgt automatisch uit de module van de klas, of vrij invullen als er geen module is ingesteld), type, waarde, datum, optionele opmerking. Loket mag dit alleen inzien, niet toevoegen.
• Opmerkingen - categorie (algemeen/gedrag/sociaal/leren), tekst, datum. Docent, loket én admin mogen dit toevoegen.

Admin kan beoordelingen en opmerkingen ook weer verwijderen; docent en loket kunnen alleen toevoegen.

10. Oudergesprekken instellen en delen

Admin stelt tijdvakken in per klas: datum, locatie, start- en eindtijd, duur per gesprek, en eventueel een pauze.

Zodra een tijdvak is ingesteld, maakt Hadir automatisch een persoonlijke boekingslink per leerling (op basis van het e-mailadres uit de leerlingenlijst, indien bekend). Deze links vind je onder "Persoonlijke links" - kopieer ze los, of maak onderaan de pagina een lijst om te exporteren/e-mailen.

Ouders hoeven niet in te loggen: via hun eigen link zien en kiezen ze zelf een vrij tijdvak, en kunnen dat ook weer wijzigen of annuleren.

Docent Loket kunnen (als er meerdere klassen zijn) de klas kiezen en het tijdvak + de boekingen bekijken, maar niet aanpassen - dat kan alleen een admin.

Heeft een ouder geen (bekend) e-mailadres, of gaat het om iemand die niet in de leerlingenlijst staat? Gebruik dan "Extra ouder handmatig toevoegen", of importeer een apart Excel-bestand met kolommen Klas, Ouder, Kind, E-mail.

11. Afmelden (voor ouders)

Ouder Kind ziek of afwezig? Dat gaat via de eigen afmeldpagina van de school (hadir.nl/<school>/afmelden, vaak ook rechtstreeks gelinkt vanaf de site van de school zelf) - zonder inloggen. Een module-keuze naast de klasselectie helpt om bij veel klassen snel de juiste te vinden. Een e-mailadres invullen is optioneel en alleen nodig voor een bevestiging per mail. De afmelding komt automatisch terecht bij Absentie op die dag, in het blok met openstaande afmeldingen van die klas.