Versie 1.0 · 23 september 2026
Deze overeenkomst hoort bij het gebruik van Hadir door een school en wordt door de school geaccepteerd voordat de omgeving in gebruik wordt genomen. Zij regelt wat Hadir met de persoonsgegevens van de school mag doen. Hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan richting ouders, leerlingen en medewerkers staat in de privacyverklaring.
De school (de organisatie die Hadir gebruikt) is verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel.
Fartech B.V., KvK-nummer 72786949, aanbieder van Hadir, is verwerker: zij verwerkt die gegevens uitsluitend ten behoeve van de school.
Waar hieronder "Hadir" staat, wordt Fartech B.V. bedoeld.
Hadir is een applicatie voor leerlingadministratie, absentieregistratie, oudergesprekken en leerlingvolging. De verwerking dient uitsluitend om de school die taken te laten uitvoeren.
Hadir verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden en gebruikt ze niet voor profilering, marketing, training van modellen of doorverkoop. Er is binnen de applicatie geen trackingscript of advertentienetwerk actief.
Deze overeenkomst geldt zolang de school Hadir gebruikt, en eindigt tegelijk met dat gebruik. De verplichtingen die naar hun aard doorlopen - geheimhouding, en wat er bij beëindiging met de gegevens gebeurt - blijven daarna gelden.
Welke categorieën persoonsgegevens en betrokkenen het betreft, staat in bijlage 1. De school bepaalt zelf welke onderdelen zij gebruikt en dus welke gegevens zij invoert.
Hadir verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de school. Het gebruik van de applicatie door de school geldt als die opdracht; aanvullende instructies geeft de school schriftelijk of per e-mail.
Is Hadir van oordeel dat een instructie in strijd is met de AVG of andere wetgeving over persoonsgegevens, dan meldt zij dat onmiddellijk aan de school en mag zij de uitvoering opschorten totdat de school de instructie bevestigt of aanpast.
Iedereen die namens Hadir toegang heeft tot de persoonsgegevens is tot geheimhouding verplicht, zowel tijdens als na de samenwerking. Toegang wordt alleen verleend voor zover nodig voor beheer, onderhoud en ondersteuning, en wordt ingetrokken zodra die noodzaak vervalt.
Hadir treft passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De maatregelen die op dit moment gelden staan in bijlage 3. Hadir mag die maatregelen aanpassen zolang het beschermingsniveau daardoor niet lager wordt.
De school geeft Hadir toestemming om de sub-verwerkers in te schakelen die in bijlage 2 staan. Met elke sub-verwerker die daadwerkelijk toegang heeft tot persoonsgegevens sluit Hadir een overeenkomst met minstens dezelfde verplichtingen als deze.
Wil Hadir een sub-verwerker toevoegen of vervangen, dan meldt zij dat vooraf aan de school. De school kan daar binnen dertig dagen gemotiveerd bezwaar tegen maken; komen partijen er niet uit, dan mag de school het gebruik van Hadir beëindigen zonder dat daar kosten aan verbonden zijn.
Verzoeken van ouders, leerlingen of medewerkers om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van hun gegevens lopen via de school: zij is verwerkingsverantwoordelijke en beoordeelt het verzoek.
Hadir verleent daarbij de medewerking die de school redelijkerwijs nodig heeft en reageert binnen vijf werkdagen op een verzoek om bijstand. Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij Hadir binnen, dan beantwoordt Hadir het niet zelf maar stuurt zij het onverwijld door naar de school.
Onder een inbreuk wordt verstaan: elke inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging, of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot persoonsgegevens. Dat is nadrukkelijk niet alleen een inbraak van buitenaf - ook een bericht met leerlinggegevens dat bij de verkeerde ontvanger terechtkomt, of een account dat gegevens kon zien die het niet hoorde te zien, valt eronder.
Hadir informeert de school onverwijld, en uiterlijk binnen 24 uur nadat zij met een inbreuk bekend is geworden. Die melding gaat naar het e-mailadres van de school zoals dat in Hadir is vastgelegd onder Beheer → Klassen → Schoolgegevens; de school houdt dat adres actueel.
De melding bevat, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, welke categorieën en hoeveel betrokkenen en gegevens het ongeveer betreft, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die zijn getroffen of worden voorgesteld. Is nog niet alles bekend, dan meldt Hadir wat er wél bekend is en vult zij de rest zo snel mogelijk aan - de melding wacht niet op een volledig beeld.
De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan de betrokkenen wordt gedaan door de school: zij is verwerkingsverantwoordelijke en heeft daarvoor 72 uur. Hadir meldt niet zelf aan de toezichthouder, maar levert de school alle informatie die zij voor haar eigen melding nodig heeft. Hadir houdt een eigen overzicht bij van inbreuken en van wat er over elke inbreuk aan de school is gemeld.
Moet de school een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitvoeren of de Autoriteit Persoonsgegevens vooraf raadplegen, dan verstrekt Hadir op verzoek de informatie over de applicatie die daarvoor nodig is.
Hadir bewaart de gegevens niet langer dan nodig voor het gebruik van de applicatie door de school.
Op verzoek van de school verwijdert Hadir de gegevens van een individuele betrokkene, of corrigeert zij die, binnen veertien dagen - tenzij de school aangeeft dat een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet. De school houdt daarmee voldoende tijd over om binnen haar eigen wettelijke termijn aan de betrokkene te antwoorden.
Bij beëindiging van het gebruik geeft Hadir de gegevens van de school op verzoek terug in een gangbaar bestandsformaat, en verwijdert zij daarna alle gegevens van die school uit de applicatie en uit de back-ups zodra die volgens het normale back-upschema verlopen. De school geeft binnen dertig dagen na beëindiging aan of zij teruggave wenst; blijft dat uit, dan gaat Hadir over tot verwijdering.
Een leerling die de school archiveert verdwijnt uit de actieve overzichten maar blijft met zijn historie bewaard, zodat de school aan haar eigen bewaarplicht kan voldoen. Het verwijderen van een gearchiveerde leerling gebeurt op verzoek van de school volgens de tweede alinea van dit artikel.
Hadir stelt de school op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd, en werkt mee aan een audit door de school of een door haar aangewezen onafhankelijke partij. Zo'n audit wordt minstens twee weken vooraf aangekondigd, verstoort de dienstverlening niet onnodig, en vindt ten hoogste eenmaal per jaar plaats - tenzij er een concrete aanleiding is, zoals een inbreuk.
De gegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Hadir geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de EER, tenzij de school daar schriftelijk opdracht toe geeft en aan de voorwaarden van de AVG is voldaan.
De gegevens worden opgeslagen bij Hostinger, met de server van Hadir gevestigd in Duitsland (Frankfurt); back-ups worden bewaard in Frankrijk. Beide landen liggen binnen de Europese Unie/EER. Elke school heeft een eigen, van andere scholen gescheiden omgeving (multi-tenant); scholen kunnen elkaars gegevens niet inzien.
Hadir is aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet nakomen van de verplichtingen die de AVG specifiek aan een verwerker oplegt, of van handelen buiten of in strijd met de rechtmatige instructies van de school. Voor het overige gelden de afspraken uit de overeenkomst over het gebruik van Hadir.
Voor zover de wet dit toelaat, is de totale aansprakelijkheid van Hadir onder deze overeenkomst per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de school in de twaalf maanden daarvoor aan Hadir heeft betaald.
Deze overeenkomst heeft een versienummer. Wijzigt de inhoud op een manier die voor de school van belang is, dan wordt het versienummer verhoogd en legt Hadir de nieuwe versie bij het eerstvolgende gebruik opnieuw ter acceptatie voor. Hadir legt per school vast welke versie wanneer en door wie is geaccepteerd.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Er worden geen gegevens verwerkt die niet nodig zijn voor deze functies.
Vragen over deze overeenkomst, of een melding die hieronder valt? Mail naar info@hadir.nl.
